Retained Bid Support
Doorlopende Tenderondersteuning (Retained Bid Support)
Doorlopende externe biedcapaciteit voor bedrijven die regelmatig inschrijven, maar een permanente interne biedfunctie (nog) niet kunnen of willen verantwoorden.
Bedrijven die het hele jaar door inschrijven, hebben een ander probleem dan bedrijven met één belangrijke tender. Zij hebben doorlopende capaciteit nodig — iemand die de pijplijn bijhoudt, meewerkt aan lopende inschrijvingen en tussen bids door aan een herbruikbare bibliotheek bouwt.
Retained Bid Support kost vanaf £2.500 + btw per maand. De omvang en maandelijkse capaciteit worden individueel afgesproken — er bestaan geen kunstmatig onbeperkte pakketten. Wat wél en niet binnen een maand valt, wordt vooraf helder vastgelegd.
Kort samengevat
Retained Bid Support is een vooraf afgesproken maandelijkse capaciteit voor bedrijven die regelmatig inschrijven: pijplijnbeheer, ondersteuning bij lopende inschrijvingen en het opbouwen van een herbruikbare tender- en bewijsbibliotheek. Nooit onbeperkt — altijd een afgesproken omvang.
- Vanaf £2.500 + btw per maand, met individueel afgesproken capaciteit
- Geschikt voor bedrijven met circa één serieuze inschrijving per maand of onvoorspelbare pieken
- Bouwt een herbruikbare tender-, case study- en bewijsbibliotheek op die van de klant blijft
- Kan een brug vormen naar een latere interne aanstelling
Voor wie dit bedoeld is
- Bedrijven die het hele jaar door regelmatig inschrijven op tenders
- Bedrijven die meedingen naar raamovereenkomsten en prekwalificaties
- Organisaties die grote contracten met een formele beoordeling nastreven
- Bedrijven met wisselende interne biedcapaciteit
- Bedrijven met scherpe pieken in tenderactiviteit
- Bedrijven waar directie en verkopers inschrijvingen schrijven tussen ander werk door
- Bedrijven die een fulltime interne tendermanager nog niet kunnen verantwoorden
- Teams die rond grote deadlines extra externe capaciteit nodig hebben
Pijplijn en prioritering
- Beoordeling van tenderkansen
- Biedkalender
- Prioritering van kansen en bid/no-bid-discipline
- Planning van inschrijvingen
Lopende inschrijvingen
- Coördinatie van antwoorden
- Uitwerking van antwoorden
- Verbetering van bestaande inhoud
- Periodieke ondersteuning rond deadlines
Het opbouwen van een blijvend bezit
De bibliotheek die tijdens een retainer wordt opgebouwd — tenderbibliotheek, casebibliotheek, bewijsbibliotheek, herbruikbare antwoorden — is een commercieel bezit van de klant en blijft van de klant als de retainer eindigt.
Proces en kwaliteit
- Review en kwaliteitscontrole
- Ontwikkeling van het biedproces
- Evaluaties na afronding (lessons learned)
- Consistentie tussen bijdragers en inschrijvingen
Wanneer meerdere tenders tegelijk lopen
De biedkalender bestaat precies hiervoor. Waar overlap niet te vermijden is, worden inschrijvingen commercieel geprioriteerd, wordt waar mogelijk vooraf extra capaciteit afgesproken, en zegt Evans eerlijk als iets niet fatsoenlijk binnen de beschikbare tijd kan worden gedaan.
Vervangt dit een eigen tendermanager?
Soms vervangt het de aanstelling, soms overbrugt het ernaartoe. Meerdere bedrijven gebruiken de retainer om eerst een werkend proces en een responsbibliotheek op te bouwen, zodat een latere interne aanstelling iets erft in plaats van bij nul te beginnen.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tenders rechtvaardigen retained ondersteuning?
Er is geen vaste drempel, maar bedrijven met ongeveer één serieuze inschrijving per maand, of met onvoorspelbare clusters daarvan, vinden retained capaciteit doorgaans economischer en minder verstorend dan elke inschrijving los te laten opdragen.
Is het maandtarief onbeperkte ondersteuning?
Nee. Er wordt vooraf een afgesproken maandelijkse capaciteit vastgesteld — wat wel wordt gedekt, ongeveer hoeveel lopende inschrijvingen, en wat erbuiten valt. Onbeperkte retainers zijn een manier om iemand teleur te stellen, en worden niet aangeboden.
Wat gebeurt er als meerdere tenders tegelijk aflopen?
De biedkalender bestaat precies daarvoor. Waar overlap onvermijdelijk is, worden inschrijvingen commercieel geprioriteerd, wordt waar mogelijk vooraf extra capaciteit afgesproken, en zegt Evans eerlijk als iets niet binnen de beschikbare tijd fatsoenlijk kan worden gedaan.
Vervangt retained ondersteuning het aannemen van een tendermanager?
Soms vervangt het de aanstelling, soms overbrugt het ernaartoe. Meerdere bedrijven bouwen eerst een werkend proces en een responsbibliotheek op via de retainer, zodat een latere interne aanstelling iets erft.
Kunnen we starten met één tender en overstappen naar een retainer?
Ja. Eén project Volledig Aanbestedingsbeheer is een redelijke manier om te testen of de samenwerking bij uw team past, voordat u een maandelijkse afspraak aangaat.
Van wie is de opgebouwde inhoud?
Van u. De tenderbibliotheek, bewijsbibliotheek en herbruikbare antwoorden zijn uw commerciële bezit en blijven van u als de retainer eindigt.
Bespreek Retained Bid Support
Vertel Evans hoe vaak u inschrijft en welke interne capaciteit u al heeft, dan bespreken we een passende maandelijkse omvang.