Når trenger en SMB CRM, og når holder det med regneark?

Et regneark har ingen læringskurve, koster ingenting utover tid, og kan omformes på fem minutter for å svare på et nytt spørsmål. For en bedrift med én eller to selgere, en håndfull aktive muligheter hver, og en salgssyklus kort nok til at ingenting ligger åpent i måneder, gjør et godt vedlikeholdt regneark alt et dashboard trenger.

Ordet som gjør jobben i den setningen, er «godt vedlikeholdt». Et regneark fungerer bare hvis noen oppdaterer det konsekvent, og den største svakheten er at ingenting tvinger frem den disiplinen. Det lar gjerne en gammel mulighet ligge urørt i seks måneder uten å klage.

Ett av disse alene rettferdiggjør kanskje ikke bytte. To eller tre samtidig betyr som regel at regnearket nå koster mer i tapte avtaler og administrasjonstid enn et CRM-abonnement ville kostet.

• —Mer enn én person selger aktivt og trenger å se samme levende pipeline, ikke en versjon sendt på e-post hver fredag.
• —Avtaler involverer jevnlig flere personer hos kunden, og å huske hvem som sa hva til hvem avhenger av én persons minne.
• —Salgssyklusen er lang nok til at en mulighet kan bli glemt mellom oppdateringer.
• —Du har blitt tatt på senga av et kaldt lead fordi personen som eide det var på ferie og ingen andre visste det fantes.
• —Du vil vite konverteringsrater per kilde, stadie eller selger, og å bygge den oversikten for hånd begynner å ta reell tid hver måned.

Den reelle fordelen med CRM er ikke rapporteringen, selv om den hjelper — det er at et lead og historikken dets tilhører bedriften fremfor én persons innboks og hukommelse. Slutter noen, blir syk eller rett og slett glemmer en oppfølging, ligger informasjonen der for at noen andre kan ta over. Det ene faktumet er som regel verdt mer enn noen dashboard-funksjon.

En sekundær fordel er konsistens: en delt pipeline tvinger frem en delt definisjon av hva som teller som en kvalifisert mulighet, hva hvert stadie betyr, og når noe bør merkes tapt fremfor å bli liggende og råtne. Den strukturen er vanskelig å håndheve i et regneark der hver bruker stille gjør ting på sin egen måte.

CRM skaper ikke disiplinen det trenger for å være nyttig. En bedrift som ikke klarer å holde et regneark ærlig oppdatert, vil heller ikke holde et CRM-system ærlig oppdatert — den vil bare få en dyrere, mer komplisert versjon av samme problem, med den ekstra frustrasjonen av et system alle mislikes. Svikter regnearket ditt på grunn av vane snarere enn skala, retter innkjøp av programvare seg mot feil årsak.

En nyttig test før du bytter: Er dagens regneark unøyaktig, spør hvorfor før du antar et nytt verktøy vil bli annerledes. Er ingen ansvarlig for å oppdatere det ukentlig nå, vil det ansvarsgapet følge deg inn i ethvert system du kjøper.

CRM-kostnaden er ikke bare det månedlige abonnementet. Det er tiden brukt på å konfigurere det til hvordan bedriften faktisk selger, migrere eksisterende data ryddig, lære opp folk vant til regneark, og vedlikeholde datakvaliteten når nyhetens interesse har lagt seg. For et svært lite team kan den oppsetts- og innføringskostnaden overstige gevinsten i et år eller mer — som er en legitim grunn til å vente, ikke en fiasko med å modernisere.

Å vente for lenge har derimot sin egen kostnad: jo lenger en bedrift venter forbi det reelle behovspunktet, jo mer av pipelinekunnskapen finnes bare i folks hoder, og jo vanskeligere blir migreringen når den til slutt skjer.

Ikke alle bedrifter som har vokst fra regnearket, trenger et system i bedriftsklasse. Mange SMB-er er bedre tjent med et enkelt CRM med lav konfigurasjon som fanger pipeline, kontakter og oppfølgingsdatoer uten overheaden til et system bygget for en mye større salgsorganisasjon. Å kjøpe mer kapasitet enn teamet vil bruke, er en av de vanligste måtene et CRM-prosjekt stanser opp etter en lovende første måned.

Kjenner du igjen to eller flere av tegnene over, er det verdt å prise inn et enkelt CRM ordentlig fremfor å fortsette å lappe regnearket. Gjelder ingen av dem ennå, vil penger brukt på programvare ikke skape disiplinen bedriften mangler, og den beste bruken av budsjettet er å rette opp hvor konsekvent regnearket faktisk oppdateres.

Er du ikke sikker på hvilket av disse problemene du faktisk har, er Sales Help for gründere og bedriftseiere et fornuftig utgangspunkt før du forplikter deg til én av rutene.

Noe av den manuelle byrden som tidligere rettferdiggjorde å utsette CRM — dataregistrering, notatskriving, oppfølgingspurringer — kan nå reduseres med fornuftig automatisering lagt på enten et regneark eller et CRM-system. Det fjerner ikke den underliggende beslutningen, men det betyr at administrasjonskostnaden ved å gå over til CRM er lavere enn den var for bare et par år siden, noe som er verdt å ta med hvis kostnaden ved innføring er det som holder deg tilbake.