Hva bør stå i et enkelt salgsdashboard for en eierdrevet bedrift?

Det finnes for å svare på ett tilbakevendende spørsmål: er vi på vei til å nå tallet vi trenger dette kvartalet, og hvis ikke, hvor er gapet. Alt på siden bør tjene det spørsmålet. Hjelper et måltall ikke med å svare på det, hører det hjemme i en egen, dypere rapport — ikke på siden du sjekker hver uke.

Dette er noe annet enn en styrepakke til et styremøte, som gjerne kan være lengre og mer analytisk. Et arbeidsdashboard er et beslutningsverktøy brukt ukentlig, ikke et dokument produsert månedlig for andres skyld.

Seks tall virker beskjedent sammenlignet med CRM-systemets fulle rapportpakke, men hvert av dem forteller noe de andre ikke gjør. Henvendelser og tilbud forteller om etterspørsel og kvalifisering. Ordre og snittverdi forteller om konvertering og avtalestørrelse. Syklustid og pipeline forteller om timing — om kvartalstallet er realistisk eller fortsatt krever arbeid.

• —Nye henvendelser — hvor mange reelle nye muligheter kom inn, per uke eller måned.
• —Tilbud sendt — hvor mange av disse henvendelsene ble til et priset tilbud.
• —Ordre vunnet — hvor mange ble til forretning, og verdien av dem.
• —Gjennomsnittlig ordreverdi — slik at en endring i antall ordre ikke forveksles med en endring i avtalestørrelse.
• —Salgssyklusens lengde — omtrent hvor lang tid det nå tar fra henvendelse til ordre.
• —Pipeline som forfaller dette kvartalet — verdien av åpne muligheter som reelt forventes lukket i inneværende periode.

En økning i henvendelser ser bra ut helt til man ser at tilbud-til-ordre-raten samtidig har falt, noe som som regel betyr at kvaliteten har gått ned snarere enn reelt opp. Dashboardet bør vise forholdene mellom tallene, ikke bare tallene selv: tilbudsrate (henvendelser til tilbud), vinnerrate (tilbud til ordre), og fordelingen mellom nytt salg og gjensalg.

Å bare følge totaltall skjuler historien. En bedrift som gir tilbud på alt som rører seg, kan vise et sunt tilbudsvolum mens vinnerraten stille halveres. Forholdstallet er det som forteller at noe har endret seg før omsetningen bekrefter det tre måneder senere.

Aktivitetstall som antall samtaler eller e-poster hører hjemme i selgerens egen ukentlige gjennomgang, ikke i eierens dashboard, med mindre selve aktiviteten er det kjente problemet. Detaljerte trinnvise pipeline-oversikter, kildefordeling per kampanje og enkeltkundehistorikk er alle legitime ting å se på — bare ikke på den ene siden du sjekker først.

En nyttig test: Skriv ut dashboardet. Får det ikke plass på ett A4-ark uten å forminske skriften, er det som regel noe der som ikke trenger å være der.

Har du allerede et CRM-system, kan det meste av dette som regel hentes ut i en lagret rapport eller en enkel eksport som oppdateres ukentlig. Kjører du på regneark, holder det utmerket med én fane med disse seks tallene oppdatert manuelt hver fredag for en bedrift under en viss størrelse — disiplinen med å oppdatere det betyr mer enn verktøyet du bruker til å bygge det.

Feilen er å bygge dashboardet rundt det programvaren tilfeldigvis rapporterer enkelt, i stedet for rundt spørsmålene bedriften faktisk trenger svar på. Start med spørsmålet, finn så tallene — ikke omvendt.

En manuell ukentlig oppdatering fungerer godt så lenge én person realistisk kan ha hele pipelinen i hodet. Så snart det er mer enn én selger, eller avtaler jevnlig strekker seg over flere måneder med flere kontaktpersoner, blir det å holde de underliggende dataene korrekte for hånd en egen jobb — og dashboardet blir bare så pålitelig som den siste personen som husket å oppdatere det.

Er du usikker på om bedriften din har krysset den grensen ennå, er det spørsmålet dekket mer inngående et annet sted i denne kunnskapsbasen. Er du ikke sikker på hvilket av disse problemene du faktisk har, er Sales Help for gründere og bedriftseiere et fornuftig sted å finne ut hva som egentlig foregår før du endrer rapporteringen.

Å bygge dashboardet er den enkle delen. Å avgjøre hva en sunn tilbudsrate ser ut som for din bedrift, eller om syklustiden din faktisk er lang eller bare dårlig målt, har godt av en ekstern vurdering. Det er akkurat det en Sales Growth Assessment er laget for å avklare — et blikk på dine reelle tall fremfor antakelser om hva de burde være.