Vertriebsaufbau
Sollte ich einen weiteren Vertriebsmitarbeiter einstellen oder erst den Verkaufsprozess reparieren?
Wer in einen kaputten Prozess einstellt, erhält meist nur eine zweite Person, die aus denselben Gründen unterdurchschnittlich leistet.
Kurz gesagt
Stellen Sie erst ein, wenn Sie mit Belegen beschreiben können, was eine kompetente Vertriebsperson anders machen würde als das, was gerade passiert. Fasst aktuell niemand Angebote konsequent nach, qualifiziert Anfragen sauber oder arbeitet eine definierte Pipeline, erbt eine Neueinstellung genau diese Lücken und wird aus denselben Gründen unterdurchschnittlich leisten. Reparieren Sie zuerst den Prozess, lassen Sie ihn einen Monat selbst oder mit bestehendem Personal laufen, und stellen Sie dann in eine Rolle mit bekannter Form ein — nicht in eine Hoffnung.
- Erst prüfen: Gibt es überhaupt einen belastbaren Prozess, in den eine neue Person einsteigen kann?
- Kapazitätsproblem: Der Prozess funktioniert, es fehlt nur an Stunden — das ist ein Einstellungsfall
- Prozessproblem: Es gibt keinen konsistenten Ablauf — das braucht erst Struktur, keine Person mehr
Diese Frage taucht meist im gleichen Moment auf: Der Umsatz stagniert, der Inhaber ist ausgelastet, und Einstellen fühlt sich wie der naheliegende nächste Schritt an, weil es der sichtbarste ist. Eine neue Vertriebsperson ist eine Entscheidung, die man ankündigen kann. Einen Prozess zu reparieren ist leiser und schwerer vorzuzeigen.
Doch die beiden Probleme erzeugen sehr unterschiedliche Symptome, und ein Prozessproblem mit einer Personallösung zu behandeln ist einer der teuersten Fehler, den ein inhabergeführtes Unternehmen machen kann — denn verloren geht nicht nur das Gehalt der Neueinstellung, sondern auch das Jahr, das es braucht, bis auffällt, dass es nicht funktioniert.
Wie sieht „der Prozess ist kaputt“ konkret aus?
Selten dramatisch. Es sieht so aus: Angebote gehen raus ohne geplante Nachfassung, Anfragen werden in der Reihenfolge ihres Eingangs statt nach Potenzial bearbeitet, und die Pipeline ist im Grunde eine Liste aller je geführten Gespräche. Nichts davon braucht mehr Personal, um repariert zu werden — es braucht jemanden, der festlegt, wie das Unternehmen verkauft, und das ein paar Wochen konsequent durchhält.
Stellen Sie in dieses Umfeld ein, erbt die neue Person keinen Prozess — sie erbt dasselbe Fehlen eines Prozesses, nur ohne Ihr Produktwissen und Ihre bestehenden Beziehungen.
Wie sieht ein echtes Kapazitätsproblem aus?
Ein Kapazitätsproblem sieht so aus: Ein Prozess, der eindeutig funktioniert, wenn er läuft — Angebote werden nachgefasst, qualifizierte Anfragen schließen mit einer Quote ab, die Sie gerne wiederholt sähen —, aber es gibt schlicht nicht genug Stunden in der Woche, um ihn bei jeder eingehenden Anfrage anzuwenden. Der Inhaber oder die eine verkaufende Person ist überlastet, Chancen gehen verloren nicht wegen schlechter Bearbeitung, sondern wegen Volumen, und dieselben Handlungen, die bereits Ergebnisse liefern, müssen einfach öfter passieren.
Das ist ein Einstellungsfall. Jemand Kompetentes sollte, mit dem bestehenden Playbook ausgestattet, wiederholen können, was bereits funktioniert.
Wie erkenne ich, welches der beiden ich habe?
Schreiben Sie ehrlich auf, was mit einer Anfrage passiert — vom Eingang bis zum Auftrag oder Verlust. Nicht, was passieren sollte — was tatsächlich passiert. Können Sie keine konsistente Abfolge beschreiben, haben Sie ein Prozessproblem, egal wie das Volumen aussieht. Können Sie sie klar beschreiben, und sie hält auch bei Anfragen stand, die Sie persönlich gut bearbeitet haben, dann liegt der Engpass fast sicher an den Stunden im Tag.
- Ziehen Sie die letzten zwanzig Anfragen nach und verfolgen Sie, was mit jeder passiert ist — Reaktionszeit, Anzahl Nachfassungen, Ergebnis.
- Fragen Sie, ob dieselbe Person anbietet, qualifiziert, nachfasst und abschließt — oder ob das tatsächlich verteilt ist.
- Prüfen Sie, ob verlorene Chancen einen dokumentierten Grund haben oder einfach verschwinden.
- Schauen Sie, ob der Inhaber weiterhin bei jedem größeren Deal eingebunden werden muss.
Was passiert, wenn ich vor der Reparatur einstelle?
Das häufigste Ergebnis: eine neue Vertriebsperson, die beschäftigt wirkt, Aktivität produziert und trotzdem das Ziel verfehlt — woraufhin das Unternehmen schließt, die Einstellung sei falsch gewesen, statt dass der Prozess, in den sie geworfen wurde, nie jemanden getragen hätte. Diese Schlussfolgerung macht die nächste Einstellung noch nervöser und noch anfälliger dafür, an den falschen Maßstäben gemessen zu werden.
Ein nützlicher Test: Könnten Sie einer kompetenten fremden Person eine einseitige Beschreibung geben, wie aus einer Anfrage in Ihrem Unternehmen ein Auftrag wird? Ist die ehrliche Antwort Nein, lohnt es sich, diese Seite zu schreiben, bevor irgendeine Stellenanzeige geschaltet wird.
Was sollte ich in den nächsten 30 Tagen tun?
Führen Sie den Prozess selbst und bewusst einen Monat lang durch — nicht, weil Sie das dauerhaft tun sollten, sondern weil Sie nicht gegen einen ungetesteten Prozess einstellen können. Verfolgen Sie die Zahlen: Anfragen, Angebote, Nachfassungen, Aufträge. Das liefert Ihnen sowohl einen übergabefähigen Prozess als auch ein realistisches Gefühl dafür, was eine Person tatsächlich tragen kann — genau die Grundlage für Stellenbeschreibung und Ziel.
Wann ergibt es Sinn, beides gleichzeitig zu tun?
Manchmal lautet die ehrliche Antwort: beides — der Prozess braucht Nachschärfung, und es gibt tatsächlich zu wenig Zeit in der Woche, um ihn selbst gut auszuführen. In diesem Fall lohnt es sich trotzdem, den Prozess zumindest grob zu definieren, bevor eingestellt wird, damit die Einstellung in eine Rolle mit bekannter Form erfolgt, nicht in die vage Hoffnung, eine gute Person werde es schon herausfinden. Eine übereilte Einstellung in eine undefinierte Rolle ist eine der häufigsten Ursachen dafür, dass frühe Vertriebseinstellungen scheitern.
Häufige Fragen
Wie lange sollte ich den Prozess selbst testen, bevor ich einstelle?
Ein Monat ist meist ausreichend, um ein realistisches Bild von Aufwand und Ergebnis zu bekommen, ohne die Einstellung unnötig zu verzögern.
Was, wenn ich schlicht keine Zeit habe, den Prozess selbst zu testen?
Dann lohnt sich zumindest eine grobe schriftliche Definition des gewünschten Ablaufs, bevor Sie einstellen — besser als gar keine Struktur.
Kann eine erfahrene Vertriebsperson den Prozess nicht einfach selbst mitbringen?
Sie bringt Erfahrung mit, aber nicht Ihr Produkt, Ihre Kunden oder Ihre bestehenden Beziehungen. Ein Grundgerüst, das zu Ihrem Geschäft passt, muss trotzdem vorhanden sein.
Kapazität oder Prozess klären
Lassen Sie unabhängig prüfen, ob Ihr Engpass wirklich Personal ist — oder ein fehlender Verkaufsprozess.