Ska jag anställa fler säljare, eller fixa säljprocessen först?

Det ser sällan dramatiskt ut. Det ser ut som offerter som skickas utan planerad uppföljning, förfrågningar som besvaras i den ordning de kommer in snarare än efter potentiellt värde, och en pipeline som egentligen bara är en lista över varje konversation som någonsin ägt rum. Inget av detta kräver fler människor för att lösas — det kräver att någon bestämmer hur företaget säljer, och gör det konsekvent under några veckor.

Anställer ni in i den miljön ärver den nya personen inte en process — de ärver samma frånvaro av en, minus er produktkunskap och era befintliga relationer.

Ett kapacitetsproblem ser ut som en process som uppenbart fungerar när den körs — offerter jagas upp, kvalificerade förfrågningar konverterar i en takt ni gärna skulle se upprepad — men det finns helt enkelt inte tillräckligt med timmar i veckan för att köra den mot varje inkommande förfrågan. Ägaren eller den enda säljande personen är hårt pressad, möjligheter tappas inte på grund av dålig hantering utan på grund av volym, och samma åtgärder som redan ger resultat behöver bara ske oftare.

Det är ett rekryteringsproblem. Någon kompetent, given den befintliga spelboken, borde kunna upprepa vad som redan fungerar.

Skriv ner, ärligt, vad som händer med en förfrågan från den stund den kommer in till den stund den blir en order eller går förlorad. Inte vad som borde hända — vad som faktiskt händer. Kan ni inte beskriva en konsekvent sekvens har ni ett processproblem, oavsett hur volymen ser ut. Kan ni beskriva den tydligt och den håller för förfrågningar ni själva hanterat bra, är begränsningen nästan säkert timmar på dygnet.

• —Gå igenom de senaste 20 förfrågningarna och spåra vad som hände med var och en — svarstid, antal uppföljningar, utfall.
• —Fråga om samma person offererar, kvalificerar, jagar och stänger, eller om det verkligen är delat.
• —Kontrollera om förlorade möjligheter har en registrerad orsak, eller bara försvinner.
• —Titta på om ägaren fortfarande krävs i varje affär av någon storlek.

Det vanligaste utfallet är en ny säljare som ser upptagen ut, producerar aktivitet och ändå missar målet — varpå företaget drar slutsatsen att anställningen var fel, snarare än att processen den nyanställde släpptes in i aldrig skulle stötta någon. Den slutsatsen gör nästa anställning ännu mer nervös och ännu mer benägen att bedömas på fel saker.

Ett bra test: skulle ni kunna ge en kompetent främling en sida med beskrivning av hur en förfrågan blir en order i ert företag? Är det ärliga svaret nej är den sidan värd att skriva innan någon platsannons är det.

Kör processen själv, medvetet, i en månad — inte för att ni bör göra det på lång sikt, utan för att ni inte kan anställa mot en process ni inte testat. Följ talen: förfrågningar, offerter, gjorda uppföljningar, order. Det ger er både en fungerande process att lämna över och en realistisk känsla för vad en person faktiskt kan hantera, vilket är exakt vad en jobbeskrivning och ett mål bör byggas från.

Ibland är det ärliga svaret båda delarna — processen behöver stramas åt och det finns genuint inte tillräckligt med tid i veckan för att köra den, ens väl. I det läget är det ändå värt att definiera processen först, även i grova drag, så att anställningen sker mot en roll med en känd form snarare än ett vagt hopp om att en bra person löser det själv. En förhastad anställning i en odefinierad roll är en av de vanligare orsakerna till att tidiga säljanställningar misslyckas.