Rotina comercial da equipe
Qual deve ser o ritmo semanal de vendas de uma pequena ou media empresa?
Um ritmo semanal viavel tem tres pontos fixos, checkin de pipeline, tempo protegido para prospeccao e um fechamento rapido no fim da semana, e precisa ser simples o bastante para sobreviver a um mes cheio.
Em resumo
Um ritmo semanal de vendas que funciona para a maioria das PMEs tem tres elementos fixos: um checkin curto da equipe no comeco da semana para revisar o que avancou e o que travou, tempo protegido para prospeccao ou follow-up que nao e deslocado por trabalho reativo, e uma atualizacao rapida do pipeline antes do fim da semana para que nada carregue um status errado para a semana seguinte. O ritmo precisa ser simples o suficiente para que uma equipe pequena realmente continue seguindo mesmo num mes corrido, e nao apenas num mes tranquilo.
Pergunte a uma equipe comercial pequena como e a rotina semanal e a resposta honesta costuma ser o que aparecer. Consultas sao tratadas conforme chegam, follow-up acontece quando alguem lembra, e prospeccao e a primeira coisa a sumir assim que o telefone comeca a tocar com demanda de clientes atuais. Nada disso e critica as pessoas envolvidas, e o que acontece por padrao quando ninguem desenhou a semana de proposito.
Um ritmo semanal de vendas nao e um processo corporativo importado de uma empresa muito maior. Para uma PME, e um conjunto curto e replicavel de atividades, o que se faz, em que ordem e quem revisa, que mantem o pipeline se movendo sem depender inteiramente de memoria ou de urgencia. Este artigo trata do que esse ritmo deve conter para quem esta na linha de frente da venda. O que o diretor executivo faz pessoalmente com esse ritmo numa revisao de gestao e uma questao relacionada, mas separada.
Por que uma PME precisa de ritmo, e nao apenas reagir ao que chega?
A venda reativa funciona razoavelmente bem quando o volume de consultas e alto e constante. Ela quebra no momento em que o volume cai, porque nao existe o habito de gerar atividade de forma proativa para preencher a lacuna, a prospeccao so acontece sob pressao, depois que a receita ja caiu, que e exatamente o pior momento para comecar. Um ritmo existe para fazer as partes proativas da venda, follow-up, prospeccao, revisao de pipeline, acontecerem numa agenda fixa, e nao so quando as coisas estao calmas o suficiente para se notar que foram negligenciadas.
Qual e a menor versao de ritmo que de fato funciona?
Para uma equipe pequena, tres pontos fixos na semana costumam bastar: um checkin curto de pipeline no inicio da semana, um bloco protegido para atividade de prospeccao ou follow-up, e um fechamento breve antes do fim de semana para garantir que o registro do pipeline reflita a realidade. Qualquer coisa mais elaborada do que isso, para uma equipe de duas ou tres pessoas, tende a virar um processo que as pessoas toleram em vez de um que realmente usam.
- Um checkin de pipeline de 15 a 20 minutos, no inicio da semana, cobrindo o que avancou e o que esta travado
- Um bloco protegido de tempo para prospeccao ou ligacoes de follow-up, que nao e a primeira coisa cancelada quando surge algo urgente
- Uma atualizacao curta no fim da semana para que todo negocio aberto tenha um status atual e correto
O que o checkin de pipeline de segunda-feira deve de fato cobrir?
Mantenha curto e especifico, em vez de um bate-papo generico. Cada pessoa deve conseguir dizer o que avancou na semana anterior, o que esta travado e por que, e o que esta priorizando essa semana. O valor de fazer isso no comeco da semana e que negocios travados sao sinalizados antes que outra semana passe sem que ninguem aja, em vez de serem descobertos um mes depois quando alguem finalmente pergunta por que um orcamento sumiu.
Por que o tempo de prospeccao precisa ser protegido, e nao deixado para quando sobrar tempo?
Prospeccao nao tem urgencia natural, ninguem esta cobrando por ela, entao e sempre a primeira atividade sacrificada em nome de qualquer coisa que pareca mais pressionante naquele dia. Se nao for agendada como um bloco especifico, simplesmente nao acontece com consistencia, e a empresa so nota a lacuna dois ou tres meses depois, quando novas oportunidades ja secaram. Tratar esse bloco do jeito que voce trataria uma reuniao com cliente, algo que nao se move casualmente, e o que de fato protege ele.
O que envolve um bom fechamento no fim da semana?
Uma disciplina curta, dez minutos por pessoa, atualizando o status de cada negocio sob sua responsabilidade para que o registro do pipeline esteja correto ao entrar na semana seguinte. Isso importa mais do que parece, porque um pipeline desatualizado e pior do que nenhum pipeline, ele da uma falsa sensacao do que esta realmente vivo e gera surpresas mais tarde, quando negocios supostamente avancando se revelam parados ha semanas.
Como o ritmo deve mudar conforme o tamanho da equipe?
Um vendedor solo, ou um fundador vendendo ao lado das outras tarefas, precisa da versao mais leve possivel, os mesmos tres elementos, mas autogerido em vez de conduzido como reuniao em grupo. Uma equipe de tres a seis pessoas se beneficia de um checkin de fato compartilhado, porque a visibilidade entre colegas tende a manter todo mundo mais consistente do que uma rotina privada conseguiria. Acima de seis ou sete pessoas, uma unica reuniao semanal geral costuma perder foco, e vale dividir a revisao por territorio, linha de produto ou tamanho de negocio, em vez de tentar cobrir tudo numa sentada so.
O que costuma quebrar o ritmo depois de implantado?
A falha mais comum e deixar o checkin escorregar numa semana genuinamente corrida, com a justificativa de que todo mundo ja sabe o que esta acontecendo. Esse e exatamente o momento em que o ritmo mais importa, porque semanas corridas sao quando follow-up e prospeccao tem mais chance de ser abandonados sem que ninguem perceba ate depois. Um ritmo que so sobrevive em semanas tranquilas nunca foi de fato um ritmo, era um extra que evaporou justo quando era mais necessario.
Esse ritmo precisa de software, ou da para rodar com pouco?
Da para rodar com muito pouco. Uma planilha compartilhada ou uma visao simples de CRM e perfeitamente suficiente para uma equipe pequena, desde que seja de fato mantida atualizada pelo fechamento de fim de semana. Investir em ferramentas de relatorio mais sofisticadas antes de o habito semanal basico estar estabelecido costuma so produzir uma forma mais elaborada de acompanhar dados que ninguem atualiza com consistencia.
Como isso se conecta ao que o diretor executivo faz separadamente?
Esse ritmo semanal e a rotina operacional da propria equipe, como ela gerencia sua atividade e seu pipeline no dia a dia. O que um diretor executivo especificamente pergunta, verifica e decide ao revisar esse pipeline e uma questao relacionada, mas distinta, porque a revisao do diretor e sobre supervisao e tomada de decisao, e nao sobre conduzir a atividade comercial em si. Misturar as duas coisas costuma gerar uma reuniao que nao e nem um verdadeiro trabalho de equipe nem uma revisao de gestao util.
Se ainda nao tem certeza de qual desses problemas voce enfrenta, o hub Sales Help for Founders & Business Owners e um bom ponto de partida para entender se a lacuna esta no ritmo da equipe, no processo de revisao do diretor, ou mais acima em como o pipeline e construido.
Perguntas frequentes
Um fundador que vende sozinho precisa desse ritmo tambem?
Sim, mas numa versao autogerida e sem reuniao, apenas os tres elementos aplicados como checklist pessoal para nao deixar prospeccao e follow-up serem abandonados nas semanas mais corridas.
Preciso de um CRM para seguir esse ritmo?
Nao. Uma planilha compartilhada, mantida atualizada com disciplina no fechamento semanal, e suficiente ate que o volume da equipe justifique uma ferramenta mais robusta.
O que fazer se o checkin comecar a ser pulado com frequencia?
Trate isso como o primeiro sinal de alerta, e nao como um detalhe menor. Semanas corridas sao exatamente quando o checkin mais importa, porque e quando follow-up e prospeccao tem mais chance de escorregar sem aviso.
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O Sprint de Crescimento Comercial ajuda a instalar checkins, bloco de prospeccao e disciplina de pipeline em poucas semanas.