Så vinner utländska leverantörer specifikation i brittiska byggprojekt

När en produkt är specificerad blir det administrativt tungt för entreprenören att byta till ett alternativ — det kräver godkännande, ofta ny teknisk dokumentation och risk för förseningar. Det gör specifikationen till en stark position som håller genom hela upphandlingen.

Det är också därför prisdiskussioner sent i processen sällan lönar sig för den som inte redan är specificerad. Ett billigare alternativ som dyker upp efter att förfrågningsunderlaget är klart måste inte bara vara billigare — det måste vara tillräckligt mycket billigare för att motivera den administrativa risken och tidsförlusten ett byte innebär, vilket i praktiken sällan sker.

• —Arkitekten i tidiga designskeden, ofta styrande för estetik och grundläggande produktval.
• —Den tekniska konsulten eller ingenjören för prestandakrav, brandklass och konstruktionsdetaljer.
• —Ibland byggherren själv i projekt med tydliga hållbarhets- eller varumärkeskrav.

• —Teknisk dokumentation anpassad till brittisk standard och format, inte en direktöversättning av annat lands underlag.
• —Referensprojekt, gärna brittiska eller så nära brittiska förhållanden som möjligt.
• —Regelbunden personlig kontakt med arkitekt- och konsultkontor, inte enstaka kampanjer.
• —Snabb teknisk support vid frågor under projekteringen — långsamma svar kostar specifikationen till en konkurrent.

Specifikationsarbete måste ske under design- och projekteringsfasen, inte vid upphandling. För en utländsk leverantör innebär det att identifiera projekt tolv till tjugofyra månader innan byggstart och bygga relationen med de specificerande leden långt innan en förfrågan någonsin skickas ut.

Det förutsätter också ett annat sätt att bevaka marknaden än att vänta på inkommande förfrågningar. Projekt måste identifieras via planansökningar, branschpublikationer och kontakter hos arkitektkontor innan de blir offentligt kända, eftersom den leverantör som hör talas om ett projekt först också hinner bearbeta det längst.

Att gå från okänt varumärke till regelbundet specificerat alternativ tar normalt flera kvartal, ibland längre för mer konservativa sektorer. Men en väl etablerad specifikationsposition är i gengäld ovanligt stabil — konkurrenter har svårt att flytta den utan lika lång uppbyggnadstid själva.

• —Att bearbeta ett enda arkitektkontor i stället för att bygga relationer brett över de kontor som är aktiva inom relevant projekttyp.
• —Att skicka generellt marknadsmaterial i stället för teknisk dokumentation anpassad till det specifika projektets krav och brandklass.
• —Att låta första kontakten ske via e-post utan uppföljande fysiskt möte, vilket sällan räcker för att bygga det förtroende specifikation kräver.
• —Att sluta bearbeta relationen efter att specifikationen vunnits första gången, vilket gör positionen sårbar vid nästa projekt när en konkurrent hörs av i stället.

Specifikation och distribution löser olika delar av samma problem. En specifikation utan en fungerande leveranskedja leder ingenstans den dag entreprenören faktiskt ska beställa, och en distributör utan specifikationsstöd tvingas konkurrera på pris i varje enskild upphandling. De två arbetssätten bör därför byggas parallellt snarare än i strikt ordning — specifikationsarbetet skapar efterfrågan, distributionen säkerställer att den efterfrågan går att leverera mot i tid.