Vad ska finnas med i en enkel säljdashboard för ett ägarlett företag?

Den finns för att svara på en återkommande fråga: är vi på väg att nå det tal vi behöver detta kvartal, och om inte, var sitter gapet? Allt på sidan ska tjäna den frågan. Om ett mätetal inte hjälper till att besvara den hör det hemma i en separat, djupare rapport — inte på den sida du tittar på varje vecka.

Det skiljer sig från en styrelserapport, som gott och väl kan vara längre och mer analytisk. En fungerande dashboard är ett veckovis beslutsverktyg, inte ett dokument som produceras månadsvis åt andra.

• —Nya förfrågningar — hur många genuina nya affärsmöjligheter som kommit in, per vecka eller månad.
• —Utskickade offerter — hur många av de förfrågningarna som blev en prissatt offert.
• —Vunna order — hur många som blev affär, och till vilket värde.
• —Genomsnittligt ordervärde — så att en förändring i antal order inte förväxlas med en förändring i affärsstorlek.
• —Säljcykelns längd — ungefär hur lång tid det just nu tar från förfrågan till order.
• —Pipeline för kvartalet — värdet av öppna affärer som verkligen väntas stängas under innevarande period.

En ökning av antalet förfrågningar ser bra ut ända tills man märker att offert-till-order-kvoten samtidigt sjunkit, vilket oftast betyder att kvaliteten fallit snarare än att efterfrågan verkligen ökat. Dashboarden bör visa förhållandena mellan talen, inte bara talen i sig: offertkvot (förfrågningar till offerter), vinstfrekvens (offerter till order) och fördelningen mellan nya kunder och återkommande affärer.

Att bara titta på totalsummor döljer historien. Ett företag som offererar allt som rör på sig kan visa en frisk offertvolym samtidigt som vinstfrekvensen tyst halveras. Förhållandetalet berättar att något förändrats innan omsättningen bekräftar det tre månader senare.

Aktivitetsmått som antal samtal eller mejl hör hemma i säljarens egen veckogenomgång, inte på ägarens dashboard — om inte just aktiviteten är det kända problemet. Detaljerade nedbrytningar av pipeline per steg, källattribution per kampanj och enskilda kundhistoriker är alla legitima saker att titta på — bara inte på den ena sida du kollar först.

Ett bra test: skriv ut dashboarden. Ryms den inte på ett A4-ark utan att texten krymper, hör något av det inte hemma där.

Har ni redan ett CRM kan det mesta av detta oftast hämtas till en sparad rapport eller en enkel export som uppdateras varje vecka. Kör ni på ett kalkylark räcker det fullt ut, för ett företag under en viss storlek, med en enda flik med dessa sex tal uppdaterade manuellt varje fredag — disciplinen i att uppdatera betyder mer än verktyget som används.

Misstaget är att bygga dashboarden runt vad mjukvaran råkar rapportera lätt, i stället för runt de frågor företaget faktiskt behöver få svar på. Börja med frågan, hitta sedan talen — inte tvärtom.

En manuell veckovis uppdatering fungerar bra så länge en person realistiskt kan hålla hela pipelinen i huvudet. Så fort det finns mer än en säljare, eller affärer rutinmässigt sträcker sig över flera månader med flera kontaktpersoner, blir det ett eget jobb att hålla den underliggande datan korrekt för hand — och dashboarden blir bara lika pålitlig som den senaste personen som kom ihåg att uppdatera den.

Är du osäker på om ditt företag redan passerat den gränsen behandlas den frågan mer i detalj på annan plats i denna kunskapsbank.

Att bygga dashboarden är den enkla delen. Att avgöra hur en frisk offertkvot ser ut för just ert företag, eller om er cykellängd verkligen är lång eller bara dåligt uppmätt, vinner på ett andra öga utifrån. Det är exakt vad en Sales Growth Assessment är byggd för att fastställa — en granskning av era riktiga tal, inte antaganden om hur de borde se ut.