एक और सेल्सपर्सन रखें या पहले सेल्स प्रोसेस ठीक करें?

यह शायद ही कभी नाटकीय दिखता है। यह इस तरह दिखता है — कोटेशन बिना किसी तय फॉलो-अप के भेजे जाते हैं, इन्क्वायरी उस क्रम में जवाब पाती हैं जिस क्रम में आईं, न कि उनकी संभावित वैल्यू के हिसाब से, और पाइपलाइन असल में हर उस बातचीत की एक सूची भर है जो कभी हुई। इसे ठीक करने के लिए ज़्यादा लोगों की ज़रूरत नहीं है — बस किसी को यह तय करना है कि बिज़नेस बेचता कैसे है, और कुछ हफ्तों तक इसे लगातार वैसे ही करना है।

अगर आप इस माहौल में हायरिंग करते हैं, तो नया व्यक्ति कोई प्रोसेस विरासत में नहीं लेता — वह उसी अनुपस्थिति को लेता है, बस आपकी प्रोडक्ट नॉलेज और आपके मौजूदा रिश्तों के बिना।

कैपेसिटी की समस्या ऐसे दिखती है — जब प्रोसेस चलाया जाता है तो साफ काम करता है: कोटेशन का पीछा किया जाता है, क्वालिफाइड इन्क्वायरी उस दर पर कन्वर्ट होती हैं जिसे देखकर आप खुश हों — लेकिन हफ्ते में इतने घंटे ही नहीं हैं कि हर आती हुई इन्क्वायरी पर इसे चलाया जा सके। मालिक या अकेला बेचने वाला व्यक्ति पूरी तरह खिंचा हुआ है, मौके इसलिए नहीं छूट रहे कि हैंडलिंग खराब है बल्कि वॉल्यूम की वजह से, और जो एक्शन पहले से नतीजे दे रहे हैं उन्हें बस ज़्यादा बार दोहराने की ज़रूरत है।

यह हायरिंग की समस्या है। एक सक्षम व्यक्ति को मौजूदा प्लेबुक दे दी जाए तो वह जो पहले से काम कर रहा है उसे दोहरा सकना चाहिए।

ईमानदारी से लिखें कि एक इन्क्वायरी के आने से लेकर ऑर्डर बनने या हाथ से निकल जाने तक क्या होता है — जो होना चाहिए वह नहीं, जो असल में होता है वह। अगर आप एक स्थिर क्रम नहीं बता पा रहे, तो वॉल्यूम चाहे जो हो, समस्या प्रोसेस की है। अगर आप इसे साफ बता सकते हैं और यह उन इन्क्वायरी पर भी लागू होता है जिन्हें आपने खुद अच्छे से संभाला था, तो रुकावट लगभग तय ही दिन के घंटों की है।

• —पिछली 20 इन्क्वायरी निकालें और हर एक के साथ क्या हुआ यह ट्रैक करें — रिस्पॉन्स टाइम, फॉलो-अप की संख्या, नतीजा।
• —देखें कि क्या एक ही व्यक्ति कोटेशन दे रहा है, क्वालिफाई कर रहा है, पीछा कर रहा है और डील बंद कर रहा है, या यह काम सच में बंटा हुआ है।
• —जांचें कि छूटे हुए मौकों की कोई दर्ज वजह होती है, या वे बस गायब हो जाते हैं।
• —देखें कि क्या हर आकार की डील में मालिक की ज़रूरत अब भी पड़ती है।

सबसे आम नतीजा यह होता है — एक नया सेल्सपर्सन जो व्यस्त दिखता है, एक्टिविटी करता है, फिर भी टारगेट से चूक जाता है — और उस पल पर बिज़नेस यह मान लेता है कि हायरिंग गलत थी, न कि यह कि जिस प्रोसेस में उसे उतारा गया था वह कभी किसी को सपोर्ट करने वाला नहीं था। यह निष्कर्ष अगली हायरिंग को और सतर्क और गलत आधार पर आंकने वाली बना देता है।

क्या आप किसी सक्षम अजनबी को एक पेज पर लिखकर दे सकते हैं कि आपके बिज़नेस में इन्क्वायरी ऑर्डर कैसे बनती है? अगर ईमानदार जवाब "नहीं" है, तो कोई भी जॉब विज्ञापन देने से पहले वह पेज लिखना ज़्यादा ज़रूरी है।

अगले 30 दिनों में क्या करें: एक महीने के लिए जानबूझकर प्रोसेस खुद चलाएं — इसलिए नहीं कि यह आपको लंबे समय तक करना है, बल्कि इसलिए कि जिस प्रोसेस को आपने टेस्ट ही नहीं किया, उसके लिए आप सही हायरिंग नहीं कर सकते। नंबर ट्रैक करें: इन्क्वायरी, कोटेशन, किए गए फॉलो-अप, ऑर्डर। इससे आपको एक चलता-फिरता प्रोसेस मिलेगा और यह अंदाज़ा भी कि एक व्यक्ति असल में कितना संभाल सकता है — यही वह आधार है जिस पर जॉब स्पेसिफिकेशन और टारगेट बनने चाहिए।

कभी-कभी ईमानदार जवाब "दोनों" होता है — प्रोसेस को कसने की ज़रूरत है और हफ्ते में सच में इतना समय नहीं है कि इसे अच्छे से चलाया जा सके। ऐसे में भी प्रोसेस को पहले, कम से कम रूपरेखा में, परिभाषित करना बेहतर है, ताकि हायरिंग एक जानी-पहचानी शेप वाली भूमिका के लिए हो, न कि इस उम्मीद पर कि कोई अच्छा व्यक्ति खुद ही सब समझ लेगा। बिना परिभाषित भूमिका में जल्दबाज़ी में की गई हायरिंग शुरुआती सेल्स हायर के नाकाम होने की सबसे आम वजहों में से एक है।