शुरुआत से सेल्स फंक्शन कैसे बनाएँ?

यह सबसे आम शॉर्टकट है, और महँगे, निराशाजनक पहले हायर का सबसे आम कारण भी। जो फाउंडर सालों से खुद बिज़नेस जीतता आया है, उसके पास बहुत सारा अलिखित ज्ञान है — कौन-से सवाल असल में प्रॉस्पेक्ट को क्वालिफाई करते हैं, कौन-सी आपत्तियाँ आती हैं और उनका जवाब कैसे दिया जाता है, अच्छा कस्टमर कैसा दिखता है बनाम बुरा। नए सेल्सपर्सन के पास यह कुछ नहीं होता। अगर यह कहीं लिखा न हो, तो वह अपने पहले छह महीने इसे धीरे-धीरे, आपकी कीमत पर, ट्रायल-एंड-एरर से दोबारा बनाने में बिताता है, जबकि फाउंडर देखता रहता है और नतीजा निकालता है कि हायर अच्छा नहीं था।

समाधान हायरिंग टालना नहीं है। समाधान यह है कि हायर आने से पहले प्रोसेस लिख दिया जाए, ताकि पहला दिन एक खाली पन्ने और टारगेट से नहीं, बल्कि किसी अनुसरण करने लायक चीज़ से शुरू हो।

बाकी सब से पहले, बैठकर ईमानदारी से — आदर्शवादी नहीं — यह दोबारा लिखें कि पिछले साल में डील असल में कैसे जीती गईं। पूछताछ कहाँ से आई? कोटेशन देने से पहले आपने क्या पूछा? किसी को कन्वर्ट होने और किसी को चुप हो जाने का कारण क्या बना? ज़्यादातर फाउंडर पाते हैं कि उनके पास प्रोसेस पहले से है — बस वह कभी लिखा नहीं गया, और डील-दर-डील एक जैसा नहीं है क्योंकि वह पूरी तरह उनके दिमाग में रहता है और मौके पर ढलता रहता है।

• —असली पूछताछ असल में कहाँ से आती है, वॉल्यूम और क्वालिटी के हिसाब से रैंक करें
• —जो शुरुआती सवाल यह जाँचने के लिए पूछे जाते हैं कि प्रॉस्पेक्ट असली है या नहीं
• —कोटेशन देने से पहले चाहिए कौन-सी जानकारी
• —सबसे ज़्यादा आने वाली आपत्तियाँ, और उनका असली जवाब क्या दिया जाता है
• —किस कस्टमर को जीतकर खुशी होती है बनाम किसे जीतकर पछतावा होता है, इसका फर्क

जानबूझकर बहुत सादा। ज़्यादातर SME के लिए शुरुआत में पाँच स्टेज की पाइपलाइन — पूछताछ, क्वालिफाइड, कोटेड, बातचीत, जीता या हारा — पर्याप्त है। लालच यह होता है कि एक भी डील उसमें से गुज़रने से पहले ऑटोमेटेड स्कोरिंग और कई सब-स्टेज वाला कुछ परिष्कृत बना दिया जाए। इससे बचें। जिस प्रोसेस को कोई फॉलो नहीं करता क्योंकि वह बहुत जटिल है, वह बिना प्रोसेस से भी बुरा है, क्योंकि वह असल सार के बिना सिर्फ स्ट्रक्चर का दिखावा बनाता है।

पाँच आँकड़े, ईमानदारी से ट्रैक करें भले ही पहले महीने का डेटा कच्चा हो: कितनी पूछताछ आईं, कितनी असली मानकर क्वालिफाई हुईं, कितनों को कोटेशन दिया गया, कितनी जीतीं, और पूरा साइकल कितना लंबा चला। इसे शुरू करने के लिए किसी सॉफ्टवेयर की ज़रूरत नहीं — इस स्टेज पर साप्ताहिक अपडेट होने वाली एक स्प्रेडशीट पूरी तरह काफी है। मायने यह रखता है कि आँकड़े मौजूद हों और नियमित रूप से देखे जाएँ, न कि टूल कितना प्रभावशाली दिखता है।

• —लिखा हुआ प्रोसेस — हर स्टेज बताने वाला एक पन्ना, जो नए हायर को अनुसरण करने के लिए कुछ देता है
• —पाइपलाइन टूल — साझा स्प्रेडशीट या सादा CRM, जो एक्टिविटी को फाउंडर से आगे दिखने लायक बनाता है
• —क्वालिफाइंग सवाल — एक छोटी लिखित लिस्ट, जो असली न होने वाले प्रॉस्पेक्ट पर समय बर्बाद होने से बचाती है
• —बुनियादी आँकड़े — पूछताछ, कोटेशन, जीत, साइकल टाइम, जो प्रदर्शन को निष्पक्ष रूप से आँकने देते हैं
• —आइडियल कस्टमर का विवरण — एक छोटा पैराग्राफ, कोई भारी पर्सोना डेक नहीं, जो मेहनत को सही प्रॉस्पेक्ट पर केंद्रित करता है

तैयारी रेवेन्यू के आकार से कम और इससे ज़्यादा जुड़ी है कि क्या नए हायर के लिए काम करने लायक असली, दोहराने वाली पूछताछ का वॉल्यूम मौजूद है। बहुत कम इनबाउंड इंटरेस्ट वाले बिज़नेस में हायरिंग किसी को बिना उसकी गलती के फेल होने के लिए सेट कर देती है — बेचने के लिए कुछ है ही नहीं। एक उचित टेस्ट यह है कि क्या फाउंडर, दस्तावेज़ी प्रोसेस अपनाते हुए, सिर्फ समय की कमी के कारण अवसर टाल या टाल रहा है। इससे संकेत मिलता है कि क्षमता ही असली बाधा है, प्रोसेस या डिमांड नहीं।

सीधे किसी सामान्य "सेल्सपर्सन" को हायर करके यह उम्मीद करने के बजाय कि वह खुद समझ लेगा, स्पष्ट रहें। तय करें कि प्राथमिकता मौजूदा पूछताछ पर फाउंडर से ज़्यादा लगातार फॉलो-अप करना है, नई बातचीत खोलना है जिसके लिए किसी के पास वक्त नहीं, या दोनों। पहले हायर से वह सब करने की उम्मीद रखना जो फाउंडर अभी करता है, बिना फाउंडर के रिश्तों, ज्ञान या अधिकार के — यह अनुचित काम है।

बिना किसी नियमित रिव्यू स्ट्रक्चर के पहला सेल्सपर्सन आमतौर पर भटक जाता है, आलस्य से नहीं, बल्कि इसलिए कि कोई एक्टिविटी की जाँच नहीं कर रहा, सिर्फ आखिर में नतीजे नोटिस कर रहा है। एक छोटी साप्ताहिक बातचीत — पाइपलाइन में क्या बढ़ा, क्या अटका, किस मदद की ज़रूरत है — तीस मिनट लेती है और छह महीने की चुपचाप कमज़ोर परफॉर्मेंस को अनदेखा होने से बचाती है। शुरुआत में इसका औपचारिक या सॉफ्टवेयर-चालित होना ज़रूरी नहीं; बस लगातार होना ज़रूरी है।

• —कुछ लिखे बिना सेल्सपर्सन हायर करना, फिर हायर को दोष देना जब वह अकेले प्रोसेस दोबारा बनाने में जूझता है
• —स्प्रेडशीट में एक भी डील ट्रैक होने से पहले भारी-भरकम CRM बना देना
• —साबित पूछताछ वॉल्यूम आने से पहले नए हायर के लिए रेवेन्यू टारगेट तय करना
• —हर बड़ी या दिलचस्प डील खुद संभालते रहना, नए हायर के लिए सिर्फ बचा-खुचा छोड़ना
• —परफॉर्मेंस को सिर्फ रेवेन्यू के आधार पर देखना, उस एक्टिविटी को देखे बिना जिसे उसे पैदा करना चाहिए था

जब एक व्यक्ति भरोसेमंद ढंग से प्रोसेस फॉलो कर रहा हो और आँकड़ों पर भरोसा हो, तो अगला कदम आमतौर पर यह तय करना है कि ग्रोथ के लिए वैसी ही एक और भूमिका चाहिए, या अलग तरह की भूमिका जैसे सिर्फ नई बातचीत खोलने पर केंद्रित बिज़नेस डेवलपमेंट, या एक छोटी टीम को ठीक से संभालने के लिए सीनियर ओवरसाइट — बजाय इसके कि फाउंडर उसे अनौपचारिक रूप से मैनेज करता रहे। असली डेटा मौजूद होने पर यह फैसला लेना आसान हो जाता है।

कुछ फाउंडर प्रोसेस, मेज़रमेंट और पहला हायर — सब सही क्रम में करते हैं, फिर भी ग्रोथ धीमी लगती है। यह अक्सर इसलिए होता है क्योंकि पूरे सीक्वेंस को अकेले चलाने में बहुत समय लग रहा है, और एक Fractional Commercial Leadership यह गति उधार दे सकता है — किसी सीनियर व्यक्ति को स्थायी रूप से हायर किए बिना।