Hur bör en VD följa upp försäljningen varje vecka?

Att sitta med i teamets eget pipeline-möte tenderar att göra en av två oönskade saker: antingen förändrar VD:ns närvaro hur ärligt teamet rapporterar problem, eftersom ingen vill erkänna en stillastående affär inför chefen, eller så hamnar VD:n i att detaljstyra enskilda affärer, vilket är teamets jobb, i stället för att kontrollera det bara en VD bör kontrollera – mönster, risk och beslut som ligger över teamets eget mandat.

En separat, kortare genomgång, som använder utfallet av teamets rytm i stället för att ersätta den, håller båda mötena fokuserade på vad de faktiskt är till för.

Färre än de flesta VD:ar först antar. Totalt pipeline-värde, antalet nya möjligheter öppnade den här veckan, allt som flyttat till ett beslutssteg, och allt som legat utan kontakt längre än det borde. Att försöka granska varje affär individuellt varje vecka är inte tillsyn, det är ett sätt att spendera en timme utan att faktiskt besluta något, eftersom det finns för mycket detalj att dra en slutsats från.

• —Pipeline-värde denna vecka jämfört med förra, och varför det förändrades
• —Nya möjligheter öppnade denna vecka, jämfört med vad teamets eget aktivitetsmål antyder
• —Alla affärer som flyttat till, eller fastnat vid, ett beslutssteg
• —Alla konton eller offerter flaggade som fastnade utöver normal uppföljningsperiod
• —Allt som rapporterats muntligt den senaste veckan som siffrorna inte stödjer

Det innebär att leta efter gapet mellan vad som rapporteras och vad som faktiskt stämmer – en pipeline kan se frisk ut på papper samtidigt som den innehåller flera affärer som tyst kallnat, rapporterats optimistiskt, eller helt enkelt aldrig fått sin status uppdaterad. VD:ns jobb i den veckovisa genomgången är inte att personligen verifiera varje affär, utan att stickprovskontrollera tillräckligt många av dem, och tillräckligt mycket av rörelsemönstret vecka för vecka, för att märka om siffrorna som rapporteras inte längre känns trovärdiga.

Prisflexibilitet över en satt tröskel, om man ska fortsätta driva ett stort men stillastående konto, om ett resursgap behöver åtgärdas nu snarare än nästa kvartal, och allt som påverkar kassaflöde eller kapacitetsåtaganden. Det är beslut den veckovisa genomgången finns för att lyfta fram snabbt, eftersom ett beslut som väntar tre veckor på VD:ns uppmärksamhet kostar mer än ett som fattas veckan det flaggas.

Det här är en av de specifika bedömningarna bara VD:n är väl placerad att göra, eftersom det kräver kontext teamets egen veckorytm inte ger – att jämföra det här kvartalets siffror mot en längre historik, och mot vad som hörs från kunder och den bredare marknaden. Har antalet nya möjligheter fallit men teamets aktivitetssiffror ser konsekventa ut, pekar det på svalnande efterfrågan snarare än sjunkande insats. Har aktiviteten tydligt fallit och möjligheterna följt med ner, är det ett teamledningsproblem, inte ett marknadsproblem, och det behöver ett helt annat svar.

Femton till trettio minuter, när siffrorna själva redan produceras av teamets egen veckorytm. Om VD:ns genomgång tar en timme eller mer har den oftast glidit in i att köra teamets eget detaljerade möte igen, vilket motverkar syftet med att ha en separat, skarpare kontroll på VD-nivå.

Frestelsen i en pressad vecka är att hoppa över genomgången, med antagandet att inga nyheter är goda nyheter. Det är precis fel väg att tänka, eftersom pressade veckor är när rapporteringskvaliteten glider snabbast, alla är pressade och uppdateringar blir förkortade. VD:ns genomgång bör vara det veckovisa åtagande som aldrig skjuts upp, ens i en femminutersversion, eftersom det är den kontroll som specifikt är utformad för att fånga problem innan de dyker upp på egen hand tre månader senare.

Att bara granska intäkt och pipeline-värde, utan att titta på den aktivitet som producerar dem. Intäkt och pipeline är eftersläpande indikatorer, när de rör sig är orsaken oftast redan flera veckor gammal. Aktivitetsnivåer är den enda delen av veckans siffror VD:n faktiskt kan påverka i realtid, vilket är precis varför de förtjänar mer uppmärksamhet än de utfallssiffror som annars får mest fokus.

En kort veckovis genomgång är en genuint bra vana, men det är ett övervakningsverktyg, inte en strategi. Fortsätter samma problem – stillastående affärer, fallande aktivitet, en alltför optimistisk pipeline – att dyka upp vecka efter vecka trots att de flaggats, är det ett tecken på att den underliggande processen eller teamstrukturen behöver riktig uppmärksamhet snarare än ytterligare några veckors bevakning av samma siffror. Det är en rimlig punkt att ta in fractional kommersiell ledning, någon tillräckligt erfaren för att åtgärda det den veckovisa genomgången korrekt identifierat men bolaget inte löst på egen hand.

Om ni fortfarande är osäkra på vilket av dessa problem ni faktiskt har, är Sales Help för grundare och företagare ett bra ställe att utreda om gapet ligger i denna veckogenomgång, teamets egen driftrytm, eller något längre uppströms.