هل أوظّف بائعاً آخر أم أصلح عملية البيع أولاً؟

نادراً ما تبدو المشكلة درامية. تبدو على شكل عروض أسعار تُرسل دون متابعة مجدولة، واستفسارات تُعالج بترتيب وصولها لا بحسب قيمتها المحتملة، وخط مبيعات هو في الحقيقة مجرد قائمة بكل محادثة جرت يوماً ما. لا شيء من هذا يحتاج إلى مزيد من الأشخاص لإصلاحه، بل يحتاج إلى شخص يقرر كيف تبيع الشركة، وينفّذ ذلك باتساق لبضعة أسابيع.

إذا وظّفت شخصاً داخل هذه البيئة، فإن الموظف الجديد لا يرث عملية، بل يرث غياب العملية نفسه، مطروحاً منه معرفتك بالمنتج وعلاقاتك القائمة.

مشكلة الطاقة تبدو كعملية تعمل بوضوح حين تُدار: العروض تُتابع، والاستفسارات المؤهّلة تتحول إلى صفقات بمعدل تودّ أن تراه يتكرر، لكن ببساطة لا توجد ساعات كافية في الأسبوع لتشغيلها مع كل استفسار وارد. صاحب العمل أو الشخص الوحيد الذي يبيع مثقل بالمهام، والفرص تُفقد ليس بسبب سوء التعامل بل بسبب الحجم، ونفس الإجراءات التي تنتج نتائج بالفعل تحتاج فقط إلى أن تتكرر أكثر.

هذه مشكلة توظيف. شخص كفء، إذا أُعطي الدليل التشغيلي القائم، ينبغي أن يستطيع تكرار ما يعمل بالفعل.

دوّن بصدق ما يحدث للاستفسار من لحظة وروده إلى لحظة تحوله إلى طلب أو ضياعه. ليس ما ينبغي أن يحدث، بل ما يحدث فعلاً. إذا لم تستطع وصف تسلسل متسق، فلديك مشكلة عملية، مهما كان الحجم. وإذا استطعت وصفه بوضوح وصمد أمام الاستفسارات التي تعاملت معها بنفسك بشكل جيد، فإن القيد هو غالباً عدد الساعات في اليوم.

• —راجع آخر عشرين استفساراً وتتبّع ما حدث لكل منها: زمن الاستجابة، عدد المتابعات، النتيجة.
• —اسأل هل نفس الشخص يقوم بالتسعير والتأهيل والمتابعة والإغلاق، أم أن المهام موزّعة فعلياً.
• —تحقق إن كانت الفرص الضائعة لديها سبب مسجّل، أم أنها تختفي فحسب.
• —انظر هل ما زال صاحب العمل ضرورياً في كل صفقة ذات حجم معتبر.

النتيجة الأكثر شيوعاً هي بائع جديد يبدو مشغولاً وينتج نشاطاً ملحوظاً ومع ذلك يفوّت الهدف، فتخلص الشركة إلى أن التوظيف كان خاطئاً، بدل أن تدرك أن العملية التي وُضع فيها الموظف لم تكن لتدعم أي شخص أصلاً. وهذا الاستنتاج يجعل التوظيف التالي أكثر توتراً وأكثر عرضة للحكم عليه بمعايير خاطئة.

هل تستطيع أن تسلّم لشخص غريب كفء وصفاً من صفحة واحدة لكيفية تحوّل الاستفسار إلى طلب في شركتك؟ إذا كانت الإجابة الصادقة لا، فهذه الصفحة تستحق أن تُكتب قبل أي إعلان توظيف.

شغّل العملية بنفسك، عن قصد، لمدة شهر، ليس لأنك ينبغي أن تفعل ذلك على المدى الطويل، بل لأنك لا تستطيع التوظيف مقابل عملية لم تختبرها. تتبّع الأرقام: الاستفسارات، العروض، المتابعات المنفَّذة، الطلبات. هذا يمنحك عملية جاهزة للتسليم وإحساساً واقعياً بما يستطيع شخص واحد أن يحمله فعلاً، وهو بالضبط الأساس الذي ينبغي أن تُبنى عليه المواصفة الوظيفية والهدف.

أحياناً تكون الإجابة الصادقة هي كلاهما معاً: العملية تحتاج إلى ضبط، ولا يوجد وقت كافٍ في الأسبوع لتشغيلها حتى بشكل جيد. في هذه الحالة يبقى من المهم تعريف العملية أولاً، ولو بشكل عام، حتى يكون التوظيف موجهاً نحو دور له شكل معروف بدلاً من أمل غامض بأن شخصاً جيداً سيكتشف الأمر بنفسه. التوظيف المتسرّع في دور غير محدد أحد أكثر أسباب فشل الموظفين الأوائل في المبيعات شيوعاً.

إذا كنت لا تزال غير متأكد من أي هاتين المشكلتين تواجهك فعلاً، فإن مركز المساعدة البيعية لأصحاب الأعمال يوضّح نقاط الانطلاق المختلفة وأي منها يناسب أي موقف عادة.