Was gehört auf ein einfaches Vertriebs-Dashboard für ein inhabergeführtes Unternehmen?

Es existiert, um eine wiederkehrende Frage zu beantworten: Sind wir auf Kurs, die Zahl zu erreichen, die wir dieses Quartal brauchen — und wenn nicht, wo klafft die Lücke? Jede Kennzahl auf der Seite sollte dieser Frage dienen. Wenn eine Kennzahl nicht hilft, sie zu beantworten, gehört sie in einen separaten, tieferen Bericht — nicht auf die Seite, die Sie jede Woche ansehen.

Das unterscheidet sich von einer Management-Information für eine Gesellschafterversammlung, die durchaus länger und analytischer sein darf. Ein funktionierendes Dashboard ist ein wöchentliches Entscheidungsinstrument, kein monatlich erstelltes Dokument für andere.

• —Neue Anfragen — wie viele echte neue Chancen sind wöchentlich oder monatlich eingegangen.
• —Erstellte Angebote — wie viele dieser Anfragen zu einem bepreisten Angebot geführt haben.
• —Gewonnene Aufträge — wie viele davon zu Geschäft geworden sind, und mit welchem Wert.
• —Durchschnittlicher Auftragswert — damit eine veränderte Auftragszahl nicht mit einer veränderten Dealgröße verwechselt wird.
• —Länge des Verkaufszyklus — wie lange eine Anfrage derzeit ungefähr braucht, um zum Auftrag zu werden.
• —Pipeline für dieses Quartal — der Wert offener Chancen, die realistisch in der laufenden Periode abschließen sollen.

Ein Anstieg der Anfragen sieht gut aus, bis auffällt, dass die Angebots-Abschluss-Quote im selben Zeitraum gesunken ist — meist ein Zeichen, dass die Qualität gefallen ist, nicht dass echte Nachfrage gestiegen ist. Das Dashboard sollte die Verhältnisse zwischen den Zahlen zeigen, nicht nur die Zahlen selbst: die Angebotsquote (Anfragen zu Angeboten), die Abschlussquote (Angebote zu Aufträgen) und den Anteil von Neu- gegenüber Bestandsgeschäft.

Wer nur Summen betrachtet, verpasst die eigentliche Geschichte. Ein Unternehmen, das alles anbietet, was sich bewegt, kann ein gesundes Angebotsvolumen zeigen, während die Abschlussquote sich leise halbiert. Das Verhältnis zeigt eine Veränderung, bevor der Umsatz sie drei Monate später bestätigt.

Aktivitätskennzahlen wie geführte Anrufe oder versendete E-Mails gehören in den eigenen Wochenrückblick der Vertriebsperson, nicht auf das Dashboard der Geschäftsführung — außer die Aktivität selbst ist das bekannte Problem. Detaillierte Stufe-für-Stufe-Aufschlüsselungen der Pipeline, Quellenzuordnung nach Kampagne und einzelne Kundenhistorien sind alles legitime Auswertungen — nur eben nicht auf der einen Seite, die Sie zuerst öffnen.

Ein nützlicher Test: Drucken Sie das Dashboard aus. Passt es nicht auf eine Seite A4, ohne die Schrift zu verkleinern, gehört etwas darauf nicht hin.

Wenn bereits ein CRM vorhanden ist, lässt sich das meiste davon meist in einen gespeicherten Bericht oder einen wöchentlich aktualisierten Export überführen. Wer mit einer Tabelle arbeitet, kommt mit einem einzigen Tabellenblatt und diesen sechs Zahlen, freitags manuell aktualisiert, für ein Unternehmen unterhalb einer bestimmten Größe vollkommen aus — die Disziplin der Aktualisierung zählt mehr als das Werkzeug.

Der Fehler besteht darin, das Dashboard um das herumzubauen, was die Software zufällig leicht ausgibt, statt um die Fragen, die das Unternehmen tatsächlich beantwortet haben will. Erst die Frage, dann die Zahl — nicht umgekehrt.

Eine manuelle wöchentliche Aktualisierung funktioniert gut, solange eine Person die gesamte Pipeline realistisch im Kopf behalten kann. Sobald mehr als eine Vertriebsperson im Spiel ist oder Deals routinemäßig über mehrere Monate mit mehreren Ansprechpartnern laufen, wird das saubere Pflegen der Daten von Hand zu einer eigenen Aufgabe — und das Dashboard ist nur noch so verlässlich wie die letzte Person, die daran gedacht hat, es zu aktualisieren.

Wenn Sie noch nicht sicher sind, ob Ihr Unternehmen diese Grenze bereits überschritten hat, lohnt sich ein Blick auf die passende Frage in diesem Themenbereich, bevor Sie über neue Software entscheiden.

Das Dashboard zu bauen ist der leichte Teil. Zu entscheiden, wie eine gesunde Angebotsquote für Ihr Unternehmen aussieht oder ob Ihr Verkaufszyklus tatsächlich lang ist oder nur schlecht gemessen wird, profitiert von einer zweiten Meinung — genau das leistet ein Sales Growth Assessment: ein Blick auf Ihre echten Zahlen statt auf Annahmen darüber, wie sie sein sollten.